Configurations diverses
OBJECTIF
Les configurations diverses des bons de travail permettent de déterminer le mode de fonctionnement relatif aux bons de travail et les formulaires à utiliser.
Étapes
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Entrer les configurations
- Entrer les informations requises dans l’onglet
Généralités :
Champ
Description
Validation du numéro de bon de travail dans les autres modules
Valide ou non le numéro de bon de travail entré dans les différents modules.
Aucune validation Aucune validation ne sera effectuée sur le numéro de bon de travail entré.
Accepter seulement les bons de travail existants Valide et accepte le numéro de bon de travail si celui-ci existe, peu importe l’état du bon de travail. Si le numéro de bon de travail est inexistant, le système ne permet pas d’enregistrer la transaction.
Accepter seulement les bons de travail actifs existants Valide et accepte seulement les bons de travail qui ne sont pas fermés.
NOTES : Si le bon de travail entré est à l’état fermé, le système ne permet pas d’enregistrer la transaction.
Cette configuration ne s’applique pas à l’entrée des heures si le module Gestion du temps - forage est installé, puisque dans ce module, le bon de travail sert à identifier le trou foré et qu’il n’est pas nécessaire de le créer dans l’entrée des bons de travail.
Permettre de modifier le client dans l’entrée des bons de travail
Permet de modifier le client lors de l’entrée des bons de travail même si un client a été défini dans la Gestion des projets ou la Gestion des projets de facturation, si la case est cochée.
NOTE : Si la case n’est pas cochée, le système ne permet pas de modifier le client dans le cas où un client a été défini dans la Gestion des projets. Par contre, si aucun client n’a été défini, il est possible d’en sélectionner un.
Permettre de fermer un bon de travail même s’il y a des transactions non transférées
Permet de fermer un bon de travail même s’il y a des transactions non-transférées, si la case est cochée.
NOTES : Si la case est cochée et qu’il existe des transactions non transférées, lors du transfert d’un bon de travail, un message de confirmation s’affiche à l’écran. En répondant Oui à la question Certaines transactions n’ont pas été transférées pour le bon de travail. Voulez-vous fermer ce bon de travail?, le système fermera le bon de travail. En répondant NON à la question, le système laissera le bon de travail ouvert.
Si la case n’est pas cochée, lors du transfert d’un bon de travail, un message d’avertissement s’affiche à l’écran. Il est alors impossible d’exécuter un transfert final s’il existe des transactions non transférées.
Transfert du matériel
Détermine l’opération à effectuer lors du transfert du bon de travail pour la mise à jour des différentes options du système d’approvisionnement.
1-Transfert inventaire-projet Crée une transaction de transfert inventaire-projet.
2-Réquisition Crée une réquisition.
3-Commande Crée une commande avec catalogue.
4-Réquisition ou Commande cat. Crée une réquisition si des quantités ont été entrées pour l’item dans les champs seuil minimum et seuil maximum de la Gestion du catalogue ou de la Gestion d’approvisionnement des items de catalogue.
Dans le cas où aucun seuil minimum et maximum n’ont été définis dans la Gestion du catalogue ainsi que dans la Gestion d’approvisionnement des items de catalogue, le système crée une commande avec catalogue lors du transfert du matériel utilisé.
État des réquisitions créées
État par défaut de la réquisition créée lors du transfert du bon de travail.
Les états disponibles pour l’utilisateur sont : A-Entrée et P-Confirmée.
NOTE : Ce champ est à compléter uniquement si l’option Transfert du matériel est à 2-Réquisition ou 4-Réquisition ou Commande cat.
Endroit de livraison pour création commande
Lieu de livraison qui sera donné lors de la création de commandes.
Compagnie Affiche l’adresse de la compagnie.
Fournisseur Affiche l’adresse du fournisseur indiqué sur le bon de travail.
NOTE : L’adresse du fournisseur est celle qui est enregistrée dans la section Adresse de la Gestion des fournisseurs.
Adresse livraison four. Affiche l’adresse de livraison du fournisseur indiqué sur le bon de travail.
NOTE : L’adresse de livraison est celle qui apparaît dans le champ Adr. Livraison de la section Défauts de la Gestion des fournisseurs.
Projet Affiche l’adresse du projet identifié dans le bon de travail.
Adresse travaux Affiche l’adresse des travaux enregistrée dans le bon de travail.
Compagnie possédant l’inventaire
Permet de préciser la compagnie à qui appartient l’inventaire.
Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Priorité des activités de primes
Priorité des activités concernant les primes.
E-Prime/Même que les heures Priorise l’activité trouvée selon l’échelle suivante :
- Activité par défaut de la Gestion des primes/déductions.
- Selon la priorité de lecture identifiée dans les Configurations diverses de la Gestion du temps - Généralités sous le champ Priorité des activités et des groupes.
H-Même que les heures/Prime Priorise l’activité trouvée selon l’échelle suivante :
- Selon la priorité de lecture enregistrée dans les Configurations diverses de la Gestion du temps - Généralités sous le champ Priorité des activités et des groupes.
- Activité par défaut de la Gestion des primes/déductions.
Priorité des groupes de primes
Priorité des groupes de dépenses concernant les primes.
C-Modèle ou configuration des primes/Prime/ même que les heures Priorise le groupe trouvé selon l’échelle suivante :
- Selon le groupe défini dans l’onglet Primes du modèle de bon de travail.
- Selon le groupe défini dans l’icône de Configuration du bon de travail.
- Selon le groupe défini dans la Gestion des primes/déductions.
- Selon la priorité de lecture enregistrée dans les Configurations diverses de la Gestion du temps - Généralités sous le champ Priorité des activités et des groupes.
H-Même que les heures/Prime/Modèle ou Configuration des primes Priorise le groupe trouvé selon l’échelle suivante :
- Selon la priorité de lecture identifiée dans les Configurations diverses de la Gestion du temps - Généralités sous le champ Priorité des activités et des groupes.
- Selon le groupe défini dans la Gestion des primes/déductions.
- Selon le groupe défini dans l’onglet Primes du modèle de bon de travail.
- Selon le groupe défini dans l’icône de Configuration du bon de travail.
E-Prime/Modèle ou configuration des primes/même que les heures
Priorise le groupe trouvé selon l’échelle suivante :
- Selon le groupe défini dans la Gestion des primes/déductions.
- Selon le groupe défini dans l’onglet Primes du modèle de bon de travail.
- Selon le groupe défini dans l’icône de Configuration du bon de travail.
- Selon la priorité de lecture enregistrée dans les Configurations diverses de la Gestion du temps - Généralités sous le champ Priorité des activités et des groupes.
Type de bon de travail par défaut
Permet de sélectionner le type de bon de travail par défaut.
Empêcher plusieurs usagers d’accéder au même bon de travail
Cocher la case afin d’empêcher plus qu’un utilisateur à la fois dans le même bon de travail.
NOTE : Lorsque la configuration est activée, un message d'avertissement apparaîtra si un usager accède à un bon de travail déjà ouvert par un autre utilisateur.
Importer les répartitions
Sélectionner d’importer les répartitions soit du bon de travail courant ou du projet courant.
État d’acceptation des BT
Permet d’indiquer si les bons de travail entrés dans le module Bon de travail doivent être acceptés ou non par défaut.
Réserver du matériel requis pour les bons de travail
Cocher la case afin d'activer le type de réquisition Bon de travail dans le champ Type de l'écran Réquisition d'équipements.
NOTE : Pour activer le type de réquisition Bon de travail dans l'option Réquisition d'équipements, un Préfixe pour générer le numéro de réservation doit également être défini dans les Configurations diverses des bons de travail.
États d’acceptation des BT externes
Permet d’indiquer si les bons de travail créés à l'extérieur du module Bon de travail doivent être acceptés ou non par défaut.
Préfixe pour générer le numéro de réservation
Permet de définir un préfixe qui sera utilisé pour générer les numéros de réservation des réquisitions de type Bon de travail dans l'option Réquisition d'équipements.
NOTE : Pour activer le type de réquisition Bon de travail dans l'option Réquisition d'équipements, la case Réserver du matériel requis pour les bons de travail doit également être cochée dans les Configurations diverses des bons de travail.
Destination des heures
Sélectionner la destination des heures. Valeurs disponibles :
Aucune
Quand cette option est choisie, le message « Sachez que la destination choisie pour les heures dans les configurations diverses des bons de travail est "Aucune". Les heures ne seront pas transférées dans les heures projet, n'auront pas d'impact sur les coûts des projets et ne pourront pas être utilisées pour préparer les paies. » est affiché lors du transfert des heures.
NOTE : Il est permis d'ajouter ou de modifier des heures lorsque la destination des heures est à Aucune, et ce, même si la période de paie est fermée.
Heures - Facturation (selon projet)
Si la Facturation interne des heures n'est pas activée, cette option ne sera pas disponible.
Heures normales
Transfert vers les heures normales.
État d’avancement par défaut
Permet de définir l'état d'avancement par défaut à attribuer lors de la création d'un bon de travail.
Réserver le matériel requis pour les bons de travail
Si cochée, cette case indique au logiciel de générer automatiquement les numéros de réservation lors du traitement des réquisitions sur lesquelles un bon de travail est indiqué et que le type de réquisition est Projet-Réservation.
Préfixe à utiliser pour générer le numéro de réservation
Permet d'indiquer le préfixe à utiliser lors de la génération du numéro de réservation.
- Section Numérotation de bon de travail :
Champ
Description
Précédé de « 0 »
Permet de faire précéder d’un zéro la numérotation des bons de travail (ex. 0000003).
Compteur de bon de travail
Permet de déterminer le compteur de bon de travail.
Lors de la sauvegarde d’un nouveau bon de travail, si le champ No B.T. est laissé en blanc, le système attribuera automatiquement un numéro au bon de travail en utilisant ce compteur.
NOTES : Le compteur inscrit est le dernier numéro émis par le système.
Il est également possible de définir un compteur de bon de travail par usager. Si tel est le cas, le compteur par usager aura priorité sur ce compteur.
Format du bon de travail
Permet de déterminer un masque de numérotation des bons de travail.
Compteur de soumission au bon de travail
Permet de déterminer le compteur de soumission de bon de travail.
Lors de la sauvegarde d’une nouvelle soumission dans les bons de travail, si le champ No B.T. est laissé en blanc, le système attribuera automatiquement un numéro à la soumission en utilisant ce compteur.
NOTES : Le compteur inscrit est le dernier numéro émis par le système.
Il est possible d’utiliser le même compteur que celui utilisé pour les bons de travail en spécifiant -1.
Il est également possible de définir un compteur de soumission de bon de travail par usager. Si tel est le cas, le compteur par usager aura priorité sur ce compteur.
Cette fonctionnalité est disponible seulement si le module Soumissions des bons de travail est installé.
Format de soumission au bon de travail
Permet de déterminer un masque de numérotation des soumissions dans les bons de travail.
NOTE : Cette fonctionnalité est disponible seulement si le module Soumissions des bons de travail est installé.
- Section Mobilité :
Champ
Description
Expédier immédiatement le formulaire
Permet d'envoyer immédiatement le formulaire lorsque la configuration du client est Selon la configuration générale.
- Section Facturation directe :
Champ
Description
Facturation directe des bons de travail liés
Permet de facturer automatiquement les bons de travail associés au bon de travail principal dans l’option Bon de travail.
Activité à valider sous l’onglet « Matériel utilisé »
Permet de déterminer si la validation des activités de l’onglet Matériel utilisé doit être effectuée selon l’activité de revenu ou l’activité de dépense (selon les bornes d’activités facturables définies dans le projet de facturation).
- Entrer les informations requises dans l’onglet Courus :
Cette section doit être complétée pour permettre la préparation de l’écriture de comptabilisation des frais courus reliés au bon de travail. Un fichier Excel sera créé suite à l’exécution de la fonction Exportation des bons de travail courus. Voir procédure Comptabiliser les frais courus pour les bons de travail.
Champ
Description
Activité revenus différés
Activité utilisée pour comptabiliser les revenus différés des bons de travail.
NOTE : Cette activité sera utilisée pour comptabiliser la partie « crédit » de chaque écriture de revenus différés. Comme elle touchera chacun des projets, elle devra exister dans chaque projet pour lesquels des revenus différés existent. Si aucune activité n’est spécifiée, le système utilisera l’activité identifiée dans la transaction originale du Bon de travail.
Projet courus
Projet utilisé pour comptabiliser les revenus différés.
NOTE : Ce projet sera utilisé pour comptabiliser la partie « débit » de l’écriture de revenus différés.
Activité courus
Activité utilisée pour comptabiliser les revenus différés.
NOTE : Cette activité sera utilisée pour comptabiliser la partie « débit » de l’écriture de revenus différés.
Groupe courus
Groupe utilisé pour comptabiliser les revenus différés.
NOTE : Ce groupe sera utilisé pour comptabiliser la partie « débit » de l’écriture de revenus différés.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Formulaires :
Champ
Description
Formulaire des bons de travail
Formulaire utilisé pour l’impression des bons de travail standard.
NOTE : Si aucun formulaire n’est spécifié, le système utilise le formulaire standard BTBON.STD.
Formulaire de pré-approbation de facturation
Formulaire utilisé pour imprimer le montant des ventes relié à un bon de travail.
NOTE : Cette fonctionnalité est présente dans l’icône Modification des vendants de l’option Bon de travail et désactive la facturation directe.
Formulaire d’approbation des travaux
Formulaire utilisé pour l’approbation des travaux.
Formulaire des entretiens réguliers
Formulaire utilisé pour les bons de travail reliés au module Équipements pour les entretiens réguliers.
NOTES : Si aucun formulaire n’est spécifié, le système utilise le formulaire standard EPRBON.STD.
Cette fonctionnalité est disponible seulement si le module Équipements est installé.
Formulaire des entretiens PEP
Formulaire utilisé pour les bons de travail reliés au module Équipements pour les entretiens de type PEP.
NOTES : Si aucun formulaire n’est spécifié, le système utilise le formulaire standard EPPBONN.STD.
Cette fonctionnalité est disponible seulement si le module Équipements est installé.
Formulaire des soumissions de bons de travail
Formulaire utilisé pour les soumissions crées à partir de l'option Bons de travail.
NOTE : Si aucun formulaire n’est spécifié, le système utilise le formulaire standard BTSOUM.STD.
Soumissions en service
Ces champs permettent de sélectionner les formulaires à remettre au client et à conserver pour usage interne lorsque des soumissions en service sont effectuées pour un bon de travail.
Attention! Cette configuration ne concerne que les soumissions produites à partir de l'option Soumission.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Rapport de contrôle :
Section Rapport de contrôle de bon de travail et d’approbation des travaux :
Champ
Description
Titre de l’en-tête
Description du titre à afficher dans l’en-tête du Rapport de contrôle de bon de travail, accessible via l’icône Imprimante de l’option Bon de travail.
Titre 1 du total
Description à afficher pour le total.
Titre 2 du total
Deuxième description à afficher pour le total.
NOTE : Les titres 1 et 2 seront affichés l’un à la suite de l’autre sur une même ligne pour la description du total.
Primes de déplacement
Permet d’identifier les codes de primes à utiliser pour le temps de déplacement. Ces derniers s’afficheront dans la colonne Temps déplac. des rapports Rapport de contrôle de bon de travail et Rapport de contrôle de bon de travail (Facturable).
NOTE : Les codes de primes sont ceux créés par l’option Gestion des primes/déductions. Si plusieurs codes de déplacement sont utilisés, séparer les codes par une virgule.
Imprimer la ligne de signature
Indique au système d’’imprimer deux lignes, sur certains rapports, pour permettre au client et à un responsable de les signer et d’inscrire la date. Ceci s’applique aux rapports suivants :
- Rapport de contrôle de bon de travail;
- Rapport de contrôle de bon de travail (Facturable);
- Rapport d’approbation des travaux.
NOTE : Ces rapports sont disponibles dans l’option Bon de travail à partir de l’imprimante.
Format du rapport d’approbation des travaux
Permet de définir le format à afficher lors de l’impression du rapport Approbation des travaux, disponible dans le menu Imprimer de l’écran Bon de travail.
Format 1 Les transactions du rapport sont affichées comme suit :
- Affichage en mode paysage;
- Regroupement par groupe de dépense;
- Sous-total par regroupement;
- Section sommaire affichée;
- Affichage des taxes.
Format 2 Les transactions du rapport sont affichées comme suit :
- Affichage en mode portrait;
- Affichage en trois sections distinctes : Salaire, Équipements et Divers.
- Pas de sommaire;
- Pas de taxes.
NOTE : Les transactions de types Sous-traitants, Matériel et Divers sont regroupées sous la section Divers.
Format 3
Les transactions du rapport sont affichées comme suit:
- Affichage mode lettre;
- Affichage en trois sections distincts: Salaire, Équipements, Matériel;
- Pas de sommaire;
- Affichage des taxes;
- Sous-total par section.
Fichier de l’image
Fichier contenant une image de format JPEG, BMP ou GIF pouvant être imprimée sur les bons de travail reliés à ce client. L’image s’imprimera dans le coin inférieur droit des rapports suivants :
- Rapport de contrôle de bon de travail;
- Rapport de contrôle de bon de travail (Facturable seulement).
NOTE : Ces rapports sont disponibles à partir de l’icône Imprimante de l’option Bon de travail.
ATTENTION! Si un fichier image a été inscrit dans l’onglet Informations de facturation dans la Gestion des clients, ce dernier a priorité sur les configurations diverses.
- Entrer les informations requises dans l'onglet Soumissions :
- Section Numérotation des soumissions :
Champs
Description
Compteur de soumissions
Permet de spécifier le premier numéro à utiliser pour la numérotation des soumissions. Après une phase de test, on peut utiliser ce champ pour remettre le compteur à zéro.
NOTE : Ce compteur est partagé entre les soumissions pour les bons de travail et les soumissions pour les appels de service.
- Section Bons de travail générés :
Champs
Description
État d'avancement par défaut
Permet d'indiquer l'état d'avancement du bon de travail par défaut à utiliser lorsqu'il est généré à partir d'une soumission.
Ajouter le matériel et les items à facturer seulement (sans les heures)
Si cette case est cochée, seuls le matériel et les items à facturer seront ajoutés au bon de travail généré; les salaires en seront exclus, s'il y a lieu.
- Entrer les informations requises dans l'onglet Entretien et Réparation :
Champ
Description
Créer le bon de travail dans la compagnie propriétaire de l'équipement
Si cette case est cochée, le bon de travail sera créé dans la compagnie à qui appartient l'équipement.
NOTE : Cette configuration est disponible en mode multidimensionnel seulement.
- Cliquer sur Enregistrer.
Voir aussi
- Bon de travail
- Gestion des projets
- Gestion des projets de facturation
- Configurations diverses - Gestion du temps
- Gestion des primes/déductions
- Gestion des fournisseurs
- Gestion du catalogue
- Gestion d’approv. des items de catalogue